Cuadro de Mando para el área de RRHH

A lo largo de los años la gestión del departamento de RRHH ha ido tomando cada vez más protagonismo dentro de la empresa. Ha pasado de ser un departamento dedicado meramente a la gestión de nóminas a abarcar otras responsabilidades como por ejemplo dirigidas a garantizar que la empresa cuente con los recursos necesarios y que, además, estos recursos estén debidamente formados y motivados.
Ejemplo informe RRHH

Esta evolución ha abierto nuevas perspectivas, por ejemplo en lo que respecta a la tecnología, que ha pasado a jugar un papel de gran importancia en la gestión del área de RRHH. Hoy en día encontramos sistemas de gestión específicos para gestionar este área. Son muchas las empresas que han efectuado serias inversiones en estos sistemas de gestión y llega el momento de exigir resultados analíticos de todos estos datos, un problema que no resuelven los sistemas actuales.

Encontramos problemáticas muy comunes dentro de esta área, como:

• Analizar la composición de la plantilla por departamento, zona y unidad de negocio así como su evolución en el tiempo.
• Gestionar los vencimientos de los contratos laborales y qué renovaciones deben hacerse.
• Medir si se están llevando a cabo los planes de formación.
• Analizar el absentismo existente, dónde se produce, sus causas y patrones.

No disponer de toda esta información a tiempo puede derivar en importantes consecuencias como:

• Incoherencias estructurales y no poder corregir tendencias que tienen un efecto a medio plazo. 
• Renovaciones no deseadas o trabajo administrativo extraordinario por las que sí se deseaban.
• El incumplimiento de planes de formación afecta a objetivos estratégicos superiores por no tener personas que ejecuten funciones por falta de formación.
• Desconocimiento del clima laboral real, entre otras.

Ejemplo Cuadro Mando RRHHConscientes de esta situación, Apesoft ha desarrollado una solución de Cuadro de Mando que resuelve los principales retos a los que se enfrenta el área de RRHH, una solución que permite analizar los indicadores más representativos del departamento y navegar al detalle por cada uno de ellos, realizar comparaciones en el tiempo o ver evoluciones, entre otras cosas.

Para conocer cómo puede beneficiarse de esta solución solicite información por email a través de la dirección de correo electrónico ape@apesoft.com.   

Matriz Ovar. Medir los proyectos

Si su Cuadro de Mando no mide los proyectos e iniciativas está incompleto

En terminología Cuadro de Mando Integral, denominamos iniciativas a los proyectos que llevamos a cabo dentro de las empresas para impulsar algún tipo de mejora. Pero ¿por qué son importantes las iniciativas? pues sencillamente miden esfuerzos, algunas veces muy importantes, a través de los cuales se conseguirán objetivos primordiales, y por esa razón se hacen casi tan importantes como los propios objetivos estratégicos (también llamados metas). Acaso ¿no es importante terminar un proyecto de redistribución de la cartera de clientes entre la fuerza de ventas, en el momento en que nos comprometimos que terminaría?

Miremos con detenimiento que causas provoca que este proyecto no se termine a tiempo.  Probablemente, si el proyecto hubiera terminado, la fuerza de ventas con una mejor redistribución de clientes As, Bs y Cs podría centrarse en atender mejor a los clientes importantes, a generar más negocio de ellos, a fidelizarlos y rentabilizarlos. Incluso es probable que cuando se pensara el proyecto de redistribución de la cartera, éste impulsara algún objetivo estratégico de forma explícita, como podría ser “Incrementar la prospección a nuevo cliente”. Es decir, la empresa tiene el objetivo de  incrementar el número de clientes y cómo la fuerza de ventas actualmente no tiene tiempo de ello se hace necesario redistribuir mejor la cartera de clientes para centrarse en los más importantes, atender a cada nivel de clientes como se merece y liberar algo de tiempo. Incluso se han definido objetivos cuantitativos sobre cuánto debemos prospectar.

Ahora, si juntamos todas las piezas veremos que si el objetivo estratégico de “incrementar la prospección a nuevo cliente” no se está consiguiendo, será por una causa directa tipo “no estamos haciendo el número de visitas de prospección que marcamos”, pero tendrá una causa previa potencial muy importante: “El proyecto que debe liberar de tiempo a la fuerza de ventas está retrasado” y esta es la causa real del problema.

No es raro el caso en que una iniciativa se vuelve tan importante de monitorizar su progreso que es directamente un objetivo estratégico, que será medido con indicadores que tienen dos naturalezas distintas:

a) indicadores resultado, serían los indicadores que miden los resultados de la ejecución de la iniciativa. Por ejemplo, la iniciativa "Ejecución del plan global de ahorro de costes general" sería medido por el % de ahorro sobre costes que representa cada mes durante todo el año.

b) indicadores de progreso de la iniciativa, que miden cuánto ha avanzado el proyecto en cuestión. Suponiendo el mismo ejemplo anterior, como el plan de ahorro de costes general estará compuesto de varias etapas, podemos medir el grado de avance porcentualmente de 0% que indica que el proyecto no ha empezado a 100% que indica que ya ha terminado.

Cuando las iniciativas no son tan importantes para que sean objetivos estratégicos conviene usar indicadores de progreso para tener todos los proyetos de la empresa relevantes bajo control.

Hace ya algún tiempo que existe una matriz denominada OVAR que cruza las iniciativas (proyectos) con los objetivos estratégicos, mostrando en cuáles impacta cada una de ellas. Además muestra el responsable del proyecto y puede enriquecerse con la fecha de inicio, de fin, estado del proyecto e incluso un pequeño gráfico gannt.

Nuevo acuerdo de colaboración con Walker & Newman

Walker & Newman, consultora especializada en la consultoría de gestión, y Apesoft, fabricante de soluciones de ayuda a la toma de decisiones, han firmado un nuevo acuerdo de colaboración que permitirá abordar conjuntamente nuevos proyectos de Cuadro de Mando Integral.

Por su parte, Walker & Newman aportará toda su experiencia en consultoría estratégica y de Cuadro de Mando en distintos sectores y ámbitos, especialmente, dentro del área de RRHH.

Walker & Newman utilizará la tecnología de Apesoft para la automatización de los Cuadros de Mando definidos, apoyándose en Apesoft para su implantación tecnológica. Para Apesoft, esta nueva alianza, significa poder entrar en nuevas oportunidades de negocio y en nuevos mercados.

Sobre Walker & Newman

Walker & Newman cuenta con un equipo de consultores multidisciplinares con experiencia en diversos países en la implantación de soluciones para la mejora de los resultados de negocio. Aporta soluciones en distintos ámbitos: mejora de la eficiencia organizativa, reforzar el compromiso y el talento, gestión del conocimiento organizativo, optimización del área de RRHH y optimización de la relación de la empresa con los clientes.

Sobre Apesoft

Apesoft, fabricante de soluciones software para mejorar el rendimiento de las empresas en el ámbito de la planificación, despliegue de la estrategia y análisis de resultados de negocio. Cuenta con más de 160 clientes entre España y Latinoamérica, desde Pymes hasta Grandes Empresas.

Aplicar formato condicional basado en la proximidad de fechas

En este truco se muestra como utilizar el formato condicional para cambiar el color de una celda en función de la fecha. En el ejemplo, en rojo se colorea  la celda que contiene la fecha si el día es hoy, en color amarillo si está entre una semana antes o después, y, en verde si está entre 2 semanas antes o después de hoy.

Obtener una fecha con el último día del mes

Dada una fecha inicial, a veces nos puede interesar mostrar la fecha del último día del mes.

Para conseguirlo, basta con escribir la siguiente fórmula en una celda de Excel:

=FECHA(AÑO(A1);MES(A1)+1;0)

Donde la celda A1 contiene la fecha inicial.

Cómo sumar 200 meses a una fecha en Excel

Si queremos obtener una previsión de amortizaciones, por ejemplo, y tenemos una fecha inicial de adquisición de un bien y el número de vencimientos totales, podemos obtener la fecha final de amortización haciéndolo a través de la siguiente fórmula:

=FECHA(AÑO(A1);MES(A1)+200;DIA(A1))

En este ejemplo, hemos sumado 200 mensualidades y la celda A1 contiene la fecha inicial.

Personalizar los informes con el logo de la empresa

Permita que la presentación de los informes de la empresa generados en Excel sea más personalizada incorporando el logotipo de la empresa en el encabezado de las páginas del informe.

Incluya el logotipo en las plantillas que usan los procesos de DataCycle Reporting y todos los informes generados a partir de estas mostrarán el logotipo al ser impresos.

- Si los informes se imprimirán, los pasos son los siguientes:

1. Abra la plantilla/Informe Excel.

2. En el menú Archivo escoja la opción Configurar página.

3. Seleccione la pestaña Encabezado y pie de página.

4. Pulse el botón Personalizar Encabezado.

5. Sitúese en la Sección Izquierda.

6. Pulse el botón Imagen (Segundo empezando por la derecha). En el cuadro de diálogo, busque y seleccione la imagen que quiere insertar.

7. Pulse Insertar y luego Aceptar.

Una vez insertada la imagen, si visualiza la hoja a través de la vista preliminar verá que aparece en la parte superior izquierda.

- Si por el contrario, los informes no se imprimen y simplemente se distribuyen a los usuarios para que consulten ciertas hojas, los pasos son:

1. Abra la plantilla/Informe Excel.

2. Sitúese en la celda de la hoja donde desea insertar la imagen.

3. En el menú Insertar escoja la opción Imagen y luego Desde Archivo. En el cuadro de diálogo, busque y seleccione la imagen que quiere insertar.

4. Pulse Insertar.

Una vez insertada, podrá moverla para ajustarla en la posición exacta.

Rolling Forecast, nuevas tendencias en la planificación presupuestaria

El entorno en el que operan la mayoría de las empresas está sometido a un cambio constante. Para adaptar los presupuestos a este dinamismo, algunas empresas han introducido un modelo de planificación presupuestaria basado en el aumento de la frecuencia con la cual se determina el presupuesto.

El objetivo de Rolling Forecast es el de realizar las previsiones presupuestarias más de una vez al año para períodos de tiempo constantes e independientes del año fiscal o natural.

Una empresa que por ejemplo realice un rolling forecast cuatrimestral, revisará el presupuesto a finales de cada trimestre para los próximos cuatro trimestres, independientemente de cuando finalice el año fiscal o natural.

Integrar con éxito este concepto como instrumento de gestión, permitirá a las empresas reaccionar con mayor rapidez ante cambios del entorno y alentará a los gerentes a pensar en la presupuestación como un proceso dinámico y constante en lugar de un evento estático. Como resultado, las decisiones en el corto plazo se alinearán con la estrategia a largo plazo ya que siempre se contempla el mismo período de tiempo y no se han de focalizar los esfuerzos en ‘ajustar’ los recursos presupuestados para que ‘cuadren’ los resultados al final del año.

¿Con qué frecuencia debería entonces realizarse el proceso de planificación? Dependerá del tipo de empresa y del ámbito de negocio en el cual se encuentre. Mientras que algunas empresas adoptan el concepto de rolling forecast, otras realizan por ejemplo una planificación anual y un seguimiento mensual con alguna revisión interanual.

Lo seguro es que si el presupuesto se define a principios de año y no se vuelve a consultar hasta finales de año, difícilmente podrá aportar algo a la gestión de la empresa. La clave estará entonces en garantizar el seguimiento y que se realizan las revisiones necesarias para ajustar los planes a los cambios importantes, sean estas oficiales como en el rolling forecast o extraoficiales, como presumimos realiza cualquier buen gerente.

Solicite información sin compromiso de nuestra solución DataCycle Planning en el teléfono +34 935 820 258 o bien por email ape@apesoft.com

Productos Coleman aumenta la fluidez de la información entre su personal con DataCycle Reporting

CLIENTE

Productos Coleman se dedica a la comercialización de equipos relativos a actividades de recreo, de ocio y aire libre, en un ámbito territorial que abarca España y Portugal. Sus marcas Campingaz y Coleman, dentro de una variada gama de productos, disfrutan de posiciones de liderazgo en determinados segmentos como Barbacoas a Gas y Neveras Termoeléctricas, y se venden en establecimientos tan conocidos como El Corte Inglés. La central está en Francia.

SITUACIÓN

Productos Coleman tenía toda su información en su ERP JDEdwards, centralizado en Francia, y contaba con procesos de Reporting manuales para explotar la información de su sistema de gestión.

NECESIDAD

Los objetivos principales que perseguía Productos Coleman eran: disponer de una información más rápida y fiable, mejorar el proceso de cierre contable, aumentar la capacidad de decisión y reacción ofreciendo información a su Red de Ventas, optimizar tiempos y procesos de reporting en general, y también poder aumentar la fluidez de la información entre el personal distribuido de la compañía.

SOLUCIÓN 

Productos Coleman, ha conseguido, con DataCycle Reporting, automatizar informes como estadísticas de ventas, informes de stock, informes financieros, … que envían con carácter semanal o mensual a áreas como la Comercial, Finanzas, Logística y Gerencia. A partir de ese momento, nadie más en Coleman pierde tiempo en tareas mecánicas de reporting y se ha mejorado la fiabilidad de los informes, la comunicación de la información, su análisis y la capacidad de reacción para tomar decisiones.

CONCLUSIONES

Según palabras del Sr. Ramón Busquets, Director Financiero de Productos Coleman Iberia: “Muy buena solución en la generación y distribución de informes de forma eficiente y sin grandes inversiones monetarias, incluyendo un razonable tiempo de implantación.”

Solicite información sin compromiso de nuestra solución DataCycle Reporting en el teléfono +34 935 820 258 o bien por email ape@apesoft.com

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