Planificación presupuestaria sin Excel Caos

MS Excel es una de las herramientas más extendidas dentro de las compañías para gestionar el proceso presupuestario pero al igual que ocurre con el Reporting, el hecho de gestionarlo de forma manual supone para las organizaciones demasiado tiempo y esfuerzo, talento malgastado, pérdida de dinero y el desespero de todos aquellos que intervienen directa o indirectamente en el proceso (desde el Director General, pasando por los Directores de Área hasta llegar a Controllers o Directores Financieros).

Cuantos más actores intervienen en el proceso presupuestario y más grande es la organización, más complicada se hace su gestión mediante la utilización de plantillas Excel, y más dificultades aparecen a la hora de hacer revisiones (forecast) para adaptarse a las circunstancias cambiantes o imprevistas durante cada ejercicio, un hecho de especial relevancia en la coyuntura actual.

Una solución que automatice integralmente el proceso de elaboración (budget), revisión (forecast), y seguimiento (reporting) del presupuesto puede ayudar definitivamente a las organizaciones en esta ardua tarea. En ocasiones ocurre que el proceso presupuestario, sin una herramienta de presupuestación ágil y que evite el Excel caos, está tan interiorizado en la organización que se asume que así debe ser, por lo que no se percibe el impacto real para la compañía: tiempo perdido en tareas repetitivas que no aportan valor, poca fiabilidad e información dispersa, dificultad para generar versiones (escenarios o forecast) de presupuestos, y complejidad para elaborar el reporting de seguimiento... Es decir, un importante coste que es posible minimizar sustancialmente.

En este sentido, DataCycle Planning ayuda a las organizaciones a gestionar de forma integral el proceso presupuestario, desde la confección hasta la automatización de su seguimiento. Su principal misión pasa por hacer que las compañías realicen este proceso con menos esfuerzo y puedan tenerlo más controlado dentro de un sistema centralizado y seguro. Tanto la contribución de información como la automatización de los informes de seguimiento es en Excel, con toda la flexibilidad que aporta, pero de forma segura y controlada.

A través del siguiente video, "Planificación Presupuestaria: Retos y Solución", mostramos algunos de los beneficios de DataCycle Planning. Para solicitar una demo online de la solución deberá acceder a través del siguiente enlace: Demo online

Informes Diarios por Email

Pinche en la imagen para acceder al vídeoVídeo de 10 minutos de duración dónde mostramos la sencillez con la que, a través de DataCycle Reporting, podemos planificar el envío de informes y cuadros de mando diarios por email. Con ejemplos orientados al área de ventas, dirección general y finanzas.

Pinche en la imagen para acceder al vídeo.

Informes y Dashboards en el sector Asistencial

Pinche en la imagen para acceder al vídeoVídeo de 10 minutos de duración dónde mostramos informes y cuadros de mando excel generados automáticamente a través de DataCycle Reporting. Todos los ejemplos están relacionados con el ámbito asistencial y contienen indicadores como: Altas Hospitalarias, Porcentajes de ocupación, Listas de espera, etc...

Pinche en la imagen para acceder al vídeo.

Reducir el importe pendiente y plazo medio de cobro

Gracias a la capacidad de DataCycle Reporting para distribuir información clave automáticamente a múltiples niveles de la organización, a partir de una única plantilla Excel, podemos llegar a mejorar infinidad de indicadores y ratios que en situaciones como la actual cobran mayor importancia. La clave está en que la información llegue a todo el mundo sin esfuerzo, incluidas las personas con algún tipo de competencia sobre el cliente, y que potencie la toma de mejores decisiones a cualquier nivel. Desde los Directivos que se encuentran en el nivel más alto de la jerarquía organizativa, hasta los responsables y personas que se encuentran en niveles inferiores. En el caso concreto de la gestión de cuentas a cobrar, que este tipo de información pueda llegar puntualmente cada mes, semana o día, con todo el detalle de información necesario y con la comparativa respecto a los objetivos marcados, puede ayudar a reducir nuestro importe pendiente y plazo medio de cobro. 

Ejemplo Cuadro de Mando "Cuentas a cobrar"A través de DataCycle Reporting podemos aplicar esta solución sin grandes complicaciones, y en unos tiempos record. Es tan secillo como automatizar un Cuadro de Mando que incluya la situación de las cuentas a cobrar, con indicadores clave como:

• Importe vencido y no vencido pendiente de cobro
• Morosidad
• Importe que hay en cartera 
• Composición de cartera por instrumento de cobro
• Detalle de la deuda por cliente, tipo de cliente y zona
• Black list con los clientes que superan un importe X mínimo de deuda
• Aging de clientes para ver la antigüedad de la deuda y el vencimiento por intervalos de tiempo.

Y todo ello con la posibilidad de poder llegar a analizar a nivel de factura.

Adicionalmente, podríamos completar la solución automatizando el envío de alertas de morosidad a nuestros clientes, como ya explicamos en un post anterior: "Reclamación de Cobros con DataCycle"

Tal y como apuntábamos al principio, lo interesante de poderlo hacer con DataCycle es que los vamos a distribuir a los usuarios en el formato más familiar y conocido, el Excel, y además ofreceremos a cada usuario la información correspondiente a su gestión. El nivel más alto dentro de la jerarquía organizativa tendrá la visión global y los siguientes niveles tendrán la visión de su ámbito de actuación. A continuación ilustramos una jerarquía de distribución de informes a través de DataCycle. En ella observamos como, a partir de una única plantilla Excel, se generarán 93 informes diferentes para un total de 93 usuarios. 

Ejemplo de Distribución de Informes Excel a diferentes jerarquías con DataCycle Reporting

En definitiva, lo que con otras soluciones serían meses y meses de proyecto, elevados costes de implantación y consultoría, elevados costes de licencias para poder hacer llegar la información a un grupo grande de personas, para DataCycle Reporting es todo lo contrario. Tan sólo en 15 días podemos conseguir automatizar y desplegar todos estos Cuadros de Mando Excel a centenares de usuarios dentro de la organización.

¿Se animan a cumplir con el propósito de reducir el importe pendiente y plazo medio de cobro con ApeSoft y DataCycle Reporting?

Automatizar presentaciones powerpoint con DataCycle

Desde una de las últimas versiones de DataCycle Reporting se ofrece una funcionalidad muy útil y potente que sirve para automatizar presentaciones powerpoint. 

Es común que en una compañía se generen powerpoints periódicos para presentar resultados en Comités de Dirección, en Consejos de Administración, Reuniones departamentales, con clientes... dónde se incluye la presentación de números y conclusiones. Esta preparación de powerpoints suele realizarse de forma manual, cortando, copiando y pegando datos de Excel a powerpoint. Como en toda tarea manual, además del tiempo que estamos invirtiendo en algo que nos aporta poco valor, corremos el peligro de cometer errores o de no estar a tiempo de prepararlo.

Gracias a DataCycle Reporting podemos automatizar por completo este proceso. Es tan simple como:

1. Seleccionar nuestra plantilla powerpoint corporativa

2. Definir las áreas dónde incluiremos el trozo de informe Excel que queremos integrar en cada slide. Por ejemplo, una cuenta de resultados, seguimiento presupuestario de ventas, etc...

3. Dejar un espacio para que una vez recibamos la ppt confeccionada podamos añadir nuestros comentarios y conclusiones. 

4. Planificar el envío por email en la periodicidad que necesitemos. Por ejemplo, podemos recibir nuestro powerpoint 3 días antes del Comité de Dirección, con todos los resultados preparados. La única cosa que quedará pendiente es analizar los resultados y cumplimentar las conclusiones en cada slide. 

Desde aquí podéis ver un ejemplo sencillo de powerpoint automatizado con DataCycle Reporting, justo para ver la personalización a través de un patrón de imagen corporativa y cómo se integran diferentes partes de un informe Excel de forma automatizada. Los comentarios están pendientes de completar puesto que el usuario lo recibe por email para tan solo tener que preparar las conclusiones en base a los resultados que analice:

- Cuadro Mensual (powerpoint 2003)

- Cuadro Mensual (powerpoint 2007) 

Es un proceso que cada vez más están automatizando nuestros clientes, y es que en toda compañía hay montones de powerpoints periódicos que generalmente son preparados por altos Directivos o secretarias de forma completamente artesanal. Algo menos en lo que tenerse que preocupar siempre genera satisfacción.

Reclamación de cobros con DataCycle

En momentos como el actual todas las compañías están muy sensibilizadas con las facturas vencidas pendientes de cobro. La reclamación de cobros es una tarea tediosa, poco agradable de realizar y sobre todo de gran importancia para cualquier organización ya que afecta directamente a nuestro "cash"y nuestras previsiones.

¿Sabías que DataCycle Reporting puede ayudarte a automatizar el proceso y mejorar radicalmente tu gestión de cobros?

La verdad es que nos consta que es un proceso super efectivo que ya están poniendo en práctica algunos de nuestros clientes como Reed Exhibitions que lo plasma en el case study que encontraréis en este mismo blog.

Cómo lo hace

1. DataCycle consulta nuestra base de datos y detecta las facturas vencidas pendientes de pagar por parte de nuestros clientes.

2. Una vez las tiene detectadas envía un email automático al cliente dónde en el cuerpo se le informa que tiene facturas vencidas pendientes de pagar por importe X, desde hace X días. También podemos incluir nuestro número de cuenta para facilitar la ejecución de la transferencia. Adicionalmente podemos adjuntar un excel con el detalle de facturas pendientes o un PDF con una copia de la/s factura/s.

3. A medida que pasan los días y nuestro cliente no nos paga podemos hacer que nuestro email vaya cambiando y aumentando de tono.

4. Y además podemos hacer que una vez enviado el proceso la persona responsable de reclamar reciba un email con un excel dónde se le informe de los clientes a los que se ha realizado dicho envío. También podemos hacer que esta información llegue a los comerciales y así estén informados antes de ir a negociar con sus clientes.

Sin duda, los beneficios son muchos:

- La revisión de facturas pendientes se realiza de forma automática y periódica,  reduciendo el tiempo necesario para recuperar esta información por parte del personal de Cuentas a Cobrar.

- El hecho de que el envio del aviso a los clientes sea automático permitirá reducir la emisión de llamadas de reclamación de pagos.

- Eliminaremos papeles, emails y excels manuales que van corriendo entre departamentos (finanzas, ventas, dirección...) y clientes.

- Compartiremos la información con otras áreas a las que pueda ser de utilidad. 

Algo tan simple de realizar por DataCycle como es éste proceso puede significar un gran progreso en una tarea que para muchas compañías es un auténtico cuello de botella. 

No dudes en contactarnos si quieres saber más acerca de cómo podemos ayudarte en este aspecto y en otros procesos que pueden permitir automatizar el reporting excel, reporting financiero, cuadros de mando y mucho más.

Seguimiento presupuestario

Una de las tareas imprescindibles en la época actual, es el control activo y exhaustivo del presupuesto de la compañía.

En muchas ocasiones, este presupuesto se encuentra distribuido en distintos documentos Excel, ya sea por departamento, por unidad de negocio, por proyecto, por familia de producto, por vendedor,  etc y es complicado realizar una comparativa con el real (que normalmente se encuentra en el ERP).

La solución de Seguimiento Presupuestario de DCReporting permite obtener periódicamente y de forma automática informes de seguimiento presupuestario, que permiten conocer de forma muy rápida si existen desviaciones respecto al real y dónde se encuentran estas desviaciones.

En el siguiente vídeo se muestran algunos ejemplos:

DCReporting junto con Dashboard Kit le ayudan a poner en marcha esta solución en su compañía, a la medida de sus necesidades.



Cuadro de Mando para el área de RRHH

A lo largo de los años la gestión del departamento de RRHH ha ido tomando cada vez más protagonismo dentro de la empresa. Ha pasado de ser un departamento dedicado meramente a la gestión de nóminas a abarcar otras responsabilidades como por ejemplo dirigidas a garantizar que la empresa cuente con los recursos necesarios y que, además, estos recursos estén debidamente formados y motivados.
Ejemplo informe RRHH

Esta evolución ha abierto nuevas perspectivas, por ejemplo en lo que respecta a la tecnología, que ha pasado a jugar un papel de gran importancia en la gestión del área de RRHH. Hoy en día encontramos sistemas de gestión específicos para gestionar este área. Son muchas las empresas que han efectuado serias inversiones en estos sistemas de gestión y llega el momento de exigir resultados analíticos de todos estos datos, un problema que no resuelven los sistemas actuales.

Encontramos problemáticas muy comunes dentro de esta área, como:

• Analizar la composición de la plantilla por departamento, zona y unidad de negocio así como su evolución en el tiempo.
• Gestionar los vencimientos de los contratos laborales y qué renovaciones deben hacerse.
• Medir si se están llevando a cabo los planes de formación.
• Analizar el absentismo existente, dónde se produce, sus causas y patrones.

No disponer de toda esta información a tiempo puede derivar en importantes consecuencias como:

• Incoherencias estructurales y no poder corregir tendencias que tienen un efecto a medio plazo. 
• Renovaciones no deseadas o trabajo administrativo extraordinario por las que sí se deseaban.
• El incumplimiento de planes de formación afecta a objetivos estratégicos superiores por no tener personas que ejecuten funciones por falta de formación.
• Desconocimiento del clima laboral real, entre otras.

Ejemplo Cuadro Mando RRHHConscientes de esta situación, Apesoft ha desarrollado una solución de Cuadro de Mando que resuelve los principales retos a los que se enfrenta el área de RRHH, una solución que permite analizar los indicadores más representativos del departamento y navegar al detalle por cada uno de ellos, realizar comparaciones en el tiempo o ver evoluciones, entre otras cosas.

Para conocer cómo puede beneficiarse de esta solución solicite información por email a través de la dirección de correo electrónico ape@apesoft.com.