El cuadro de mando integral no es un informe más, es un proceso que debe estar integrado
02-22-2007 Cuando se concreta la ejecución del plan estratégico y posteriormente se detallan los indicadores plasmándose en un formato electrónico, tenemos el primer resultado de todo el proyecto: un cuadro de mando con indicadores calculados según el periodo en el que estamos. Pero el proyecto no acaba aquí. Diríamos incluso que el proyecto de verdad sólo acaba de empezar, puesto que el objetivo real es ejecutar la estrategia y ver su grado de avance, y no es meramente automatizar unos indicadores.
Se comenta a menudo que uno de los riesgos de este tipo de proyectos es que decaigan en el tiempo, y muchas veces obedece a que el cuadro de mando queda como un informe más dentro del conjunto de informes de la compañía. Es importante que situemos el informe del cuadro de mando dentro de un proceso contínuo de uso y mejora, plenamente integrado con otros procesos existente en la compañía como la planificación estratégica, la planificación operativa, el reporting y control de gestión, el funcionamiento regular con reuniones de seguimiento del comité de dirección, la mejora continua, etc …
En nuestro caso, cuando terminamos la implantación tecnológica, abordamos la consultoría para determinar una política de uso que cuadre con el modus operandi de la compañía. Establecemos un proceso que tiene 3 fases distintas:
- Fase de análisis (comprensión)
- Fase de discusión (aprobación decisiones)
- Fase de mejora (ejecución decisiones)
La primera fase incluye el análisis a modo particular por cada responsable y nivel, de su cuadro de mando, mirando tendencias, semáforos y proyectos atrasados. El resultado es una serie de comentarios sobre la situación observada y una lista de acciones de mejora.
La segunda fase es la reunión de seguimiento mensual, organizada mediante unos roles que asumen los asistentes durante la reunión y un proceso estructurado de presentación y aprobación de mejoras.
La tercera fase es la planificación y ejecución de las decisiones tomadas, cuyo seguimiento se efectuará en la siguiente reunión mensual.