Mapa estratégico (*editable) para tiempos de recesión

Vamos a desarrollar un marco donde plantear la estrategia apropiada en la situación económica actual, y en particular España, desde un punto de vista pragmático y con el fin de obtener resultados a corto plazo. Obvia decir que la situación de crisis afecta de lleno a algunos sectores y no tan directamente a otros, de aquí que el título del artículo hable de "recesión" y plantee la situación de forma optimista. El objetivo es poner en marcha una estrategia de defensa y un sistema de medición permanente para corregirla. Se trata básicamente de estar preparados ante la situación, adelantarse y defenderse en lo posible.

El plan estratégico en tiempos de recesión debería incluir elementos como:

• Análisis del entorno , por ejemplo usando el cuadrante PEST donde se analizan todos los factores que nos influyen del entorno Político, entorno Económico, Social y Tecnológico.
• Análisis de mi competencia, analizando nuestra posición frente las 5 fuerzas competitivas que planteó Porter: (1) Competencia Actual, (2) Competencia emergente, (3) Productos/Servicios alternativos, (4) Presión de los clientes y (5) Presión de los proveedores, incluyendo en nuestro análisis cómo están reaccionando los demás frente a la situación actual.
• Análisis de clientes y propuesta de valor ,
  • Identificación de clientes en sectores afectados, valoración de su evolución de ventas e identificación de nuevos sectores donde operar o sectores actuales que potenciar por su salud económica.    
  • Definición de una propuesta de valor para los sectores afectados, para los nuevos sectores y para los sectores actuales a potenciar. Recordemos que la propuesta de valor era el conjunto de elementos que hacen atractivos nuestros productos o servicios para los clientes, elementos como: Calidad, Precio, Gama, Funcionalidad, Servicio, Relación, Imagen, …  
  
  

• Definición de nuevos proyectos internos que potencien y hagan realidad la nueva propuesta de valor.  

• Análisis de los proyectos actuales puestos en marcha y priorizarlos o descartarlos en función del tiempo y energía disponible (y limitado) que tenga la compañía.  

• Creación de un mapa estratégico donde visualizar y comunicar la estrategia.  

(* )Hemos preparado un mapa estratégico de ejemplo que puede editarse con cualquier Excel, a partir versión Office XP (pinche en la imagen para descargarlo):




No será suficiente haber planteado la estrategia, ahora necesitaremos monitorizar su ejecución como parte vital de todo el plan. Uno de los instrumentos de gestión especializado en ello es el cuadro de mando integral, que nos permitirá medir de forma sistemática el avance y cumplimiento de todos los objetivos planteados así como los proyectos de mejora identificados.

También pueden ayudar herramientas de control presupuestario evolutivo (rolling forecast) y herramientas para hacer reporting y análisis automatizado.

Optimizar el tiempo de carga de datos origen en procesos de DataCycle Reporting

Cada vez son más los usuarios que utilizan el mismo proceso DataCycle que les proporciona informes, como medio de traspaso o manipulación de datos en las bases de datos origen. Muchas de estas cargas, previas a la lectura final del proceso, se hacen con la tarea Insertar Datos que vuelca los datos en un Excel o un Access, del cual se obtendrán los datos para el informe final. Es una opción válida y correcta, pero con la tarea Ejecutar comando SQL se puede conseguir el mismo resultado optimizando el tiempo global del proceso ya que nos beneficiaremos del trabajo del motor de la base de datos.

Por ejemplo utilizar esta tarea contra una base de datos origen de tipo Access con una sentencia del Tipo Insert to... Select..., nos ahorraría generar un proceso compuesto donde el primero haría un volcado y el segundo la salida a Excel.

También podemos realizar una manipulación más compleja que la agrupación si por ejemplo, llamamos a un procedimiento que esté en la BD y genere una tabla en la BD a la que DataCycle accederá, por ejemplo un store procedure de SQL Server:

En definitiva, tanto un ejemplo como otro simplifican el proceso de generación de informes y optimizan el tiempo de ejecución.

Ordenar una hoja de Excel por el color de las celdas desde DataCycle

Las infinitas posibilidades que nos ofrece la potente tarea de Ejecución de scripts definida dentro de un proceso de DataCycle Reporting nos permite realizar acciones como esta, ordenar una hoja en función del color de las celdas.

Este ejemplo que hemos diseñado nos permite ordenar una lista de nombres de informes donde cada uno tiene asignado un color en función del estado: Revisar, Pendiente, Aprobado, No aprobado,...

A continuación se muestra el ejemplo programado en Visual Basic Script que utiliza un informe ubicado en el directorio C:\Scripts\test.xls. La hoja de Excel que contiene la lista de informes es Hoja1

Sub OrdenarCeldasPorColor
    Const xlAscending = 1
         Const xlYes = 1

    Set objExcel = CreateObject("Excel.Application")
    objExcel.Visible = False

    Set objWorkbook = objExcel.Workbooks.Open("C:\Scripts\Test.xls")
    Set objWorksheet = objWorkbook.Worksheets("Hoja1")
    i = 2

    Do Until objExcel.Cells(i, 1) = ""
        intColor = objExcel.Cells(i,2).Interior.ColorIndex
        Select Case intColor
            Case 3 intSortOrder = 4
            Case 4 intSortOrder = 1
            Case 6 intSortOrder = 2
            Case 41 intSortOrder = 3
        End Select
        objExcel.Cells(i, 3) = intSortOrder
        i = i + 1
    Loop

    Set objRange = objWorksheet.UsedRange
    Set objRange2 = objExcel.Range("C2")
    objRange.Sort objRange2, xlAscending, , , , , , xlYes

    Set objRange = objRange2.EntireColumn
    objRange.Clear
    Set objRange = Nothing
    Set objRange2 = Nothing
    objWorkbook.save
    objWorkbook.close False
    Set objWorksheet =  Nothing
    Set objWorkbook =  Nothing

End Sub

Antes de la ejecución del script nuestra hoja excel contenía:

 

Después de la ejecución:

 

No imprimir filas de una hoja Excel con información confidencial o no relevante

En algunos casos, puede aparecer la necesidad de no querer imprimir ciertas filas en una hoja de Excel, por ejemplo, filas que contienen información confidencial o resultados intermedios que no son necesarios imprimirlos.

Para no imprimir estas filas una opción es ocultarlas antes de imprimirlas. A continuación se muestra una opción rápida.

Imaginemos que las filas 5, 10, 15 y 20 no se deben imprimir. Los pasos son:

1. Seleccionar la fila 5.

2. Seleccionar el menú Dato - Agrupar y esquema  - Agrupar.

3. Seleccionar la fila 10.

4. Presionar tecla F4 (Esta tecla repite el último comando)

5. Seleccionar la fila 15.

6. Presionar tecla F4.

7. Seleccionar la fila 20.

8. Presionar tecla F4.

Con estos pasos se han creado agrupaciones que permiten ocultar y mostrar las lineas. De esta manera, la hoja ya esta lista para imprimirse.

Nota: Para ocultar los símbolos de agrupación, presionar las teclas CTRL+8 
 

Fórmula en Excel que calcula el ratio

Excel no provee una manera directa de obtener el ratio entre dos valores. Por ejemplo, si la celda A1 contiene 3 y la celda B1 contiene 24, el ratio entre estos dos valores es 1:8

A continuación se muestra una fórmula que muestra el ratio entre dos valores:

=(IZQUIERDA(TEXTO(A1/B1;"####/####");ENCONTRAR("/";TEXTO(A1/B1;"####/####"))-1)

&":"&DERECHA(TEXTO(A1/B1;"####/####");LARGO(TEXTO(A1/B1;"####/####"))-

ENCONTRAR("/";TEXTO(A1/B1;"####/####")))) 

La fórmula reduce automáticamente la fracción a una forma simple. 

Elementos para hacer una buena comunicación del plan estratégico y cuadro de mando integral

Los proyectos de cuadro de mando terminan con el inicio del proceso de cuadro de mando integral, es decir: el proyecto dura un tiempo finito, generalmente entre 3 y 6 meses, y acaba poniendo en marcha un proceso de uso continuo del cuadro de mando integral, donde cada mes se genera, se analiza, se toman decisiones y se mejora la ejecución estratégica. Una de las grandes preguntas al terminar el proyecto e iniciar el proceso es: ¿Cómo vamos a comunicar la estrategia a la empresa o colectivo?

La comunicación es un aspecto esencial en muchos proyectos y en este es crítica. Estamos hablando de personas que ejecutan planes y la comunicación de éstos es esencial.

La primera barrera a romper es que la comunicación debe ser iniciada desde el principio del proyecto (y no solo cuando va a convertirse en proceso). El colectivo que vaya a recibir el cuadro de mando tiene que saber del proyecto y estar involucrado en él de algún modo u otro. Formas para conseguirlo:

• Presentación del proyecto
• Formaciones
• Comunicación centralizada del progreso del proyecto en una web (o blog) compartida
• Reuniones de participación en el proyecto
• Consultas para recabar su opinión en temas determinados
• Involucración en la definición de proyectos (iniciativas) para impulsar la estrategia
• Presentaciones periódicas de resultados intermedios
• Presentación final del resultado, asignación de responsables a objetivos estratégicos y entrega del documento "hoja de ruta del cuadro de mando integral"

¿Qué es el documento "hoja de ruta del cuadro de mando integral"?

Es un documento que se entrega a cada persona que recibe el cuadro de mando integral en una presentación formal donde se explica su contenido. El objetivo del documento es facilitar la compresión de la estrategia, dónde cada persona contribuye, de qué es responsable y cómo tiene que actuar ante este nuevo instrumento que es el cuadro de mando integral. El contenido de este documento suele ser:

1. ¿Qué objetivos persigue el cuadro de mando integral?

2. Conceptos clave: Objetivo estratégico, iniciativa, indicador y mapa estratégico

3. ¿Cuál es el mapa estratégico finalmente aprobado y qué conjunto de iniciativas lo impulsan? ¿Cuál es la propuesta de valor que se ha decidido dar a cada tipo de cliente?

4. En caso de ser un proyecto de un área y no de la empresa en global ¿Qué relación tiene este mapa estratégico con el resto de la empresa?

5. ¿Quiénes son los responsables de qué objetivos estratégicos? ¿Quiénes contribuyen y ayudan aún sin ser responsables?

6. ¿Cuál va a ser el proceso de uso mensual del cuadro de mando? ¿Cuándo lo recibiremos? ¿qué datos hay que alimentar antes de su generación? ¿Qué temas debo analizar y cómo?

7. Para cada objetivo estratégico debe haber una ficha muy simple que describa:

a. Dónde está el objetivo dentro del mapa estratégico

b. Qué significa ese objetivo estratégico

c. Para qué tenemos ese objetivo

d. Quién es responsable del mismo

8. Finalmente una lista de preguntas frecuentes (FAQs) entre las que se encuentran:

a. ¿En qué se notará que tenemos un Cuadro de Mando Integral?

b. ¿Qué voy a hacer con el resultado enviado cada mes?

c. ¿Cómo se toman decisiones?

d. ¿Van a cambiar mis objetivos?

e. ¿Va a cambiar mi variable/bonus?

f. ¿Es un sistema ideado para controlar mejor los empleados?

g. ¿Qué relación tiene con el presupuesto?

h. Etc …

Finalmente, como pueden ver, todos estos elementos de comunicación, donde el documento que hemos comentado es una pieza más, forman un todo que llamamos "Plan de comunicación del cuadro de mando integral" y es un plan que dura tanto como el proyecto de construcción del cuadro de mando para extenderse incluso más allá de su finalización.

Tener o no tener un buen plan de comunicación de la estrategia es un elemento que puede determinar el éxito o fracaso de todo el proyecto.

Cómo personalizar el aspecto de las series de un gráfico.

Este cambio permite definir gráficos con un aspecto interesante, mostrando los resultados con un efecto impactante.

1. En el gráfico, seleccionar la serie deseada (la requerida para reemplazar por un dibujo).

2. Ir al menú Inserar, seleccionar Imágenes Predefinidas (podría utilizarse las otras opciones)

3. Seleccionar la imagen.

 

 

Casbega confía en nuestra solución global de Cuadro de Mando Integral para medir la ejecución de la estrategia en la unidad de Clientes Nacional

Casbega, compañía dedicada a la fabricación, comercialización y distribución de bebidas marcas registradas por The Coca-Cola Company, ha confiado en nuestra solución de Cuadro de Mando Integral para medir la ejecución de la estrategia dentro de la unidad de Clientes Nacional de la compañía.

Por su parte, ApeSoft, no solo ha implantado la solución que automatiza los Cuadros de Mando, DataCycle Scorecard, sino que además se ha encargado de desarrollar el proyecto de definición del Cuadro de Mando, para el cual ha utilizado la metodología TIMEBOX, que ofrece resultados rápidos y que en un futuro proporcionará la autonomía suficiente para que Casbega pueda evolucionar su Cuadro de Mando de forma continua, al mismo ritmo que la empresa.

Sin duda, la implantación de la solución global de cuadro de mando integral es una herramienta clave para ayudar a transformar a Casbega en una organización orientada a la acción y también a la ejecución de su estrategia.

Acerca de Casbega

Castellana de Bebidas Gaseosas S.A. (Casbega) es una empresa de capital español , constituída como concesionaria de Coca-Cola en el año 1952. Su actividad se centra en la fabricación, comercialización y distribución de bebidas de marcas registradas por The Coca-Cola Company.
En Casbega estamos orientados hacia la satisfacción de nuestros clientes y consumidores, respetando el medioambiente y siempre enfocados hacia la mejora continua.

Acerca de Apesoft

Desde el año 1994, ApeSoft ayuda a las empresas a mejorar su rendimiento fabricando soluciones radicalmente más efectivas para el análisis de la información, la planificación y la medición-despliegue de planes estratégicos.

Hoy en día, ApeSoft es el primer fabricante 100% español en el ámbito del Business Intelligence, con más de 4.000 usuarios en 170 instalaciones, y opera en 10 países mediante una red de más de 15 partners.

¿Cómo medir de VERDAD la innovación en productos o servicios?

Dentro del cuadro de Mando Intregral, podemos clasificar los indicadores dentro de alguno de estos dos grupos:

• Los indicadores claros y sencillos de calcular, que normalmente corresponden a información con la que ya estamos acostumbrados a trabajar y por lo tanto no aportan nada sustancioso por ser de sobras conocidos; aunque tienen su papel importante dentro del cuadro de mando. En general me refiero a los indicadores económicos, ventas, gastos, etc …
• Los indicadores que miden objetivos difusos, cualitativos, a veces llamados “blandos”, que precisamente deben medir objetivos estratégicos que nunca se han medido y que se hace difícil establecer esa medición. Además, suelen ser la “esencia” del cuadro de mando y donde una empresa al medirlos más se diferencia de otra; y por tanto más potencia su estrategia.

Unos indicadores que pertenecen al segundo grupo (el de los difíciles) son los que pretenden medir la innovación, tanto en productos como en servicios. Estamos hablando de medir algo muy importante en casi todas las compañías: la renovación/innovación constante de su cartera de productos o servicios, adecuándola al mercado.

¿Cómo medir esta actividad? Un primer enfoque consiste en medir el número de innovaciones o el número de cambios en los productos, pero unos cambios son más importantes que otros y pierde el sentido. A veces se piensa en un enfoque económico acerca de qué ingresos están generando los productos donde hay algún tipo de innovación. Pero el enfoque económico, que es bueno como efecto último de la innovación (la innovación causa ingresos), no es tan poderoso para medir la actividad de la innovación.

Una buena solución consiste en determinar en qué productos/servicios se va a innovar (o a hacer cambios) y puntuar todos los cambios en una escala del 1 al 100 (o del 1 al 10). Primero deberemos determinar qué significa esta escala, y podría ser:

• Medir el esfuerzo del cambio, por ejemplo 100 es un producto nuevo que nos ha costado crear y 5 es un cambio menor en un servicio.
• Medir el interés del mercado hacia ese cambio, por ejemplo 100 es un cambio que nos permite ganar a más clientes o vender más, y 5 es un cambio poco valorado por los clientes (pero quizás necesario).
• Podría haber más escalas, como si es innovador o no, o si es estratégico o no, etc …
  

Una ventaja de las escalas es que se pueden combinar, multiplicando los valores de cada escala, incluso añadiendo algún factor de peso que premie, por ejemplo, el interes del mercado por encima del esfuerzo. Recomiendo al principio seguir el criterio de la simplicidad: mejor tener una única escala o dos, que no complicarse y tener 4 o 5 escalas multiplicadas.

La idea es tener un plan de innovación (en un Excel por ejemplo) donde se registran los cambios en productos y servicios previstos y su puntuación, de hecho este Excel es el plan de innovación. A medida que se van realizando esos cambios (y se está innovando) se mide el número de puntos completados y se compara con el nivel mensual de puntos de innovación que nos hemos marcado (el objetivo mensual de innovación).

Por ejemplo, nos hemos marcado que cada mes queremos tener 150 puntos de innovación realizados, y en un mes concreto se han completado los siguientes puntos:

1. Cambio en composición química del limpiador KH34, que lo hace más potente: 75 puntos
2. Mejora en el servicio de asesoría de higiene, donde ahora el asesor generará una acta de la asesoría ofrecida y la colgará en una nueva web para clientes con su histórico de asesorías: 50 puntos

El indicador final que estamos hablando sería: % puntos completados / puntos previstos. En este ejemplo el indicador daría (75+50) / 150 = 83% de innovación cumplida ese mes. Es evidente que el acumulado de ese indicador, desde inicio de año o incluso de los últimos 12 meses, nos indica el grado de innovación que vamos teniendo.

Dar formato a Subtotales de Excel

Cuando trabajamos con Subtotales en Excel, es frecuente encontrarnos con un tema de formatos; El texto de Subtotal aparece en negrita pero los valores subtotales no lo están, de manera que esto puede hacer que los resultados sean más complicados de leer. A continuación se detallan los pasos para dar un formato a los subtotales a través del Formato condicional.

Imaginemos una pequeña tabla de datos sin subtotales:

 

Con los subtotales nuestra tabla quedaría así:

 

Los siguientes pasos se han de aplicar a la tabla antes de tener los subtotales.

1. Seleccionar desde la celda A1 hasta la celda B10

2. Ir al menú Formato opción Formato Condicional

3. Crear un formato como la siguiente:

Lo importante de estas fórmulas es la referencia a la columna $A y la fila 1. Como nuestra selección es desde la celda A1, Excel cambiará automáticamente la fórmula para cada celda. 

 

4. A continuación añadir los subtotales y nuestra tabla quedará de la siguiente manera: